Qué lleva para que no se la devuelvan preguntando, un ejemplo con las cifras hechas, y por qué la que llega primero suele ser la que se gana.
Una cotización es una oferta escrita: dice qué se vende, a qué precio y hasta cuándo vale ese precio. No es un documento tributario —no la pide el SII y no reemplaza a la factura— pero sí es el papel con el que el cliente decide, y el que después se compara con lo que llegó.
Lo que no puede faltar, porque es lo que obliga al cliente a devolverla preguntando:
Razón social, RUT, giro, dirección y un teléfono donde contesten. Del cliente, al menos el nombre y a quién va dirigida.
El número es para que los dos hablen del mismo papel cuando haya tres. La fecha es lo que hace que la validez signifique algo.
Descripción, cantidad, unidad, precio unitario y subtotal. Una sola línea que dice «materiales» obliga a preguntar, y preguntar toma días.
Separados. Un total sin el neto a la vista hace que el cliente lo recalcule para su propio presupuesto, y que a veces lo recalcule mal.
Sin validez, el precio de hoy es el precio de siempre. Con validez, además, el cliente tiene un motivo para contestar esta semana.
Plazo de entrega, forma de pago y si el despacho va incluido. Son las tres cosas por las que el cliente va a escribir de vuelta.
Una ferretería de Rancagua cotiza planchas y el despacho. El IVA en Chile es del 19% y se calcula sobre el neto, nunca sobre el total:
1. Plancha zincalum 0,4 mm · 120 unidades × $12.900 = $1.548.000
2. Despacho a Rancagua · 1 viaje × $45.000 = $45.000
Neto: $1.593.000
IVA (19%): $302.670
Total: $1.895.670
Válida por 15 días. Entrega en 5 días hábiles desde la orden de compra. Pago 30 días contra factura.
El ejemplo muestra cómo se arma el cálculo, no cómo tributa su empresa: las tasas, las exenciones y los casos particulares los fija el SII y los ve su contador.
Casi nunca por el precio. Por el rato que pasa entre que el cliente pregunta y que el papel llega.
Quien cotiza en una pyme es el mismo que atiende el mesón, el que llama al proveedor y el que cierra la caja. La consulta que entró el viernes a las siete de la tarde se contesta el lunes, y el lunes el cliente ya tiene dos cotizaciones de otros. El precio era bueno y nadie lo leyó.
Lo demás lo hace la copia a mano: el mismo número se escribe en la cotización, después en la factura y después en la planilla que alguien junta a fin de mes. Tres copias escritas en tres momentos distintos, y basta que una no se haya copiado para que los libros queden cortos. Eso se descubre tarde, y con intereses: lo cuenta la página del Formulario 29.
En Cotigestión el cliente pregunta por WhatsApp o por el chat del sitio, a la hora que sea, y el chatbot contesta con los precios y las reglas que la empresa cargó: sus descuentos por volumen, sus precios de convenio, sus fórmulas por metro cuadrado. Sale el presupuesto con su folio y su PDF, con el membrete de la empresa, y queda guardado.
El vendedor también lo usa con el cliente al teléfono: escribe lo que le están pidiendo y el presupuesto sale mientras el otro sigue en la línea.
Y esa misma cotización es la que después emite la factura electrónica y la que escribe su asiento contable, sin que nadie vuelva a digitar el número. No hay tres copias porque no hay tres momentos: hay uno.